🇸🇰Návod na používanie skladového systému Glacely

Skladový systém Glacely je nástroj navrhnutý na efektívne riadenie skladových zásob, partnerov a transakcií vo vašom podniku. Tento návod vás krok za krokom prevedie základnými, ale aj pokročilejšími funkciami aplikácie, aby ste čo najlepšie využili jej možnosti.

V systéme Glacely máte dve možnosti vytvorenia organizácie:

Štandardná organizácia: Umožňuje vytvoriť organizáciu bez okamžitého prepojenia s e-shopom.

Organizácia s prepojením na WooCommerce: Pri tomto type organizácie sa váš obchod automaticky prepojí s platformou WooCommerce, čo zjednodušuje synchronizáciu dát medzi Glacely a vaším e-shopom.

Vytvorenie organizácie WooCommerce

1. Prejdite do sekcie "Vytvoriť organizáciu" a vyberte možnosť "WooCommerce".

Vyplňte formulár s nasledujúcimi údajmi:

• Názov organizácie: Zadajte názov vášho obchodu.

• Odvetvie: Uveďte odvetvie, v ktorom pôsobíte.

• Krajina: Vyberte krajinu, kde sa nachádza váš obchod.

• Mena: Zadajte menu, v ktorej obchodujete.

• URL e-shopu: Uveďte adresu vášho e-shopu.

1. Pre pripojenie obchodu kliknite na tlačidlo "Pripojiť obchod".

Budete presmerovaní na svoju stránku WordPress, kde dokončíte pripojenie. Postupujte podľa pokynov na obrazovke.

Systém Glacely požiada o nasledujúce oprávnenia:

• Create webhooks: Vytváranie webhookov.

• View and manage coupons: Zobrazenie a správa kupónov.

• View and manage customers: Zobrazenie a správa zákazníkov.

• View and manage orders and sales reports: Zobrazenie a správa objednávok a predajných reportov.

• View and manage products: Zobrazenie a správa produktov.

Zobrazí sa výzva a kliknite na tlačidlo Potvrdiť a dokončite proces pripojenia.

Po úspešnom pripojení váš obchod WooCommerce začne synchronizovať údaje so systémom Glacely, čo umožní efektívnejšiu správu vášho skladu.

Nástenka

Nástenka poskytuje rýchly prehľad o dôležitých informáciách, ako je celkový počet skladových kariet, počet partnerov, história aktivity a aktuálne notifikácie. Táto sekcia vám umožňuje rýchlo získať prehľad o stave vášho skladu.

Skladové karty

Skladové karty predstavujú základnú evidenciu vašich skladových položiek. Tieto karty môžete:

• Pridávať: Zadajte základné údaje ako názov, množstvo a prípadné ďalšie atribúty, ako napríklad veľkosť, farba, alebo iné vlastnosti.

• Odstraňovať: Ak už nejaký produkt nie je potrebné evidovať, jednoducho ho odstráňte.

• Meniť: Môžete upraviť existujúce záznamy, ak dôjde k zmene v množstve alebo iných vlastnostiach.

• Importovať: Táto funkcia je určená len na pridávanie nových skladových kariet do systému. Nie je možné meniť existujúce záznamy prostredníctvom importu.

• Exportovať: Export slúži na vyhotovenie zálohy alebo na spracovanie dát mimo systému. Môžete si vybrať, ktoré údaje chcete exportovať, na základe filtračných kritérií.

Pridať skladovú kartu

Ak chcete pridať novú skladovú kartu, postupujte podľa týchto krokov:

1. Otvorte sekciu "Všetky skladové karty" v hlavnom menu aplikácie.

2. Kliknite na tlačidlo "Pridať skladovú kartu".

3. Vyplňte minimálne povinné údaje: Názov produktu a Množstvo.

4. Ak chcete pridať ďalšie údaje, ako sú atribúty, či partnerov najprv ich vytvorte v sekcii "Atribúty" resp. "Partneri" (ak už nie sú vytvorené).

5. Kliknite na "Pridať skladovú kartu" a nová skladová karta bude pridaná do systému.

Import skladových kariet

Ak chcete hromadne pridať nové skladové karty, môžete použiť funkciu importu:

1. Prejdite do sekcie "Všetky skladové karty" a kliknite na tlačidlo "Import".

2. Nahrajte CSV súbor s údajmi o skladových kartách. Povinné stĺpce v súbore sú Názov a Množstvo.

3. V procese importu nalinkujte stĺpce z CSV súboru k odpovedajúcim atribútom v Glacely.
4. Po skontrolovaní údajov kliknite na "Importovať". Systém pridá nové skladové karty na základe vašich údajov.

Export skladových kariet

Exportovanie skladových kariet je užitočné na zálohovanie údajov alebo ich spracovanie mimo systému:

1. Prejdite do sekcie "Všetky skladové karty" a vyberte filtre, ktoré chcete použiť na výber položiek pre export.

2. Kliknite na tlačidlo "Export" a vyberte formát súboru (napríklad CSV alebo Excel).

3. Súbor sa stiahne do vášho zariadenia so všetkými skladovými kartami, ktoré zodpovedajú vybraným kritériám.

Partneri

Partneri sú subjekty, s ktorými váš podnik obchoduje, a delia sa do dvoch hlavných kategórií: dodávatelia a zákazníci. V rámci správy partnerov môžete:

• Pridávať: Vytvorte záznam o novom partnerovi vrátane jeho mena, typu (dodávateľ alebo zákazník), e-mailovej adresy a prípadných príloh.

• Odstraňovať: Partnera, s ktorým už neobchodujete, môžete jednoducho odstrániť zo systému.

• Meniť: Ak sa zmenia údaje o partnerovi, môžete ich ľahko aktualizovať.

• Importovať a Exportovať: Rovnako ako pri skladových kartách, import a export partnerov vám umožní hromadne pridávať nové záznamy alebo si zálohovať existujúce dáta.

Pre pridanie nového partnera postupujte takto:

1. Prejdite do sekcie "Všetci partneri" a kliknite na "Pridať partnera".

2. Vyplňte povinné pole Meno partnera.

3. Vyberte Typ partnera.

4. Voliteľne môžete pridať aj e-mailovú adresu, prílohy a ďalšie informácie.

   1. Priezvisko

   2. E-mail

   3. Telefón

   4. Adresa 1

   5. Adresa 2

   6. Mesto

   7. PSČ

   8. Krajina

   9. Kraj

5. Kliknite na "Pridať partnera" a nový partner bude pridaný do systému.

Import partnerov

Ak chcete hromadne pridať nových partnerov:

1. Prejdite do sekcie "Všetci partneri" a kliknite na tlačidlo "Import partnerov".

2. Nahrajte CSV súbor s údajmi o partneroch. Povinné polia sú Meno a Typ partnera.

3. Prepojte stĺpce z CSV súboru s odpovedajúcimi poliami v Glacely.
4. Kliknite na "Importovať". Systém pridá nových partnerov podľa vašich údajov.

Atribúty

Atribúty sú vlastnosti, ktoré môžete priradiť k jednotlivým skladovým kartám, aby ste lepšie organizovali svoje produkty. Každá organizácia môže v základnej bsahovať tri preferované atribúty, ktoré môžu byť z nasledujúcich dátových typov:

• Text: Napríklad názov farby, materiál alebo iné textové údaje.

• Číslo: Hodnoty ako veľkosť, váha alebo cena.

• Dátum: Dátumy, ako sú expiračné dátumy alebo dátumy výroby.

Atribúty pomáhajú lepšie filtrovať a vyhľadávať produkty v sklade a poskytujú detailnejší prehľad o vašich položkách.

Pridať atribút

Pridanie atribútov umožňuje lepšiu organizáciu skladových kariet:

1. Prejdite do sekcie "Atribúty" a kliknite na "Pridať atribút".

2. Vyberte názov atribútu a dátový typ (Text, Číslo, Dátum).

3. Uložte atribút a môžete ho priradiť pri pridávaní alebo úprave skladových kariet.

Transakcie

Modul transakcie umožňuje zaznamenávať všetky pohyby vo vašom sklade:

• Príjemky: Zaznamenanie príchodu tovaru do skladu od dodávateľa.

• Výdajky: Zaznamenanie výdaja tovaru zo skladu napríklad zákazníkovi.

• Export a Import transakcií: Možnosť zálohovania alebo spracovania transakčných dát mimo systému.

Tento modul poskytuje komplexný prehľad o všetkých skladových pohyboch a pomáha vám udržať si kontrolu nad skladovými zásobami.

Vytvoriť príjemku

Príjemka je dokument, ktorý zaznamenáva prijatie tovaru do skladu. Postupujte podľa nasledujúcich krokov na vytvorenie príjemky v systéme Glacely:

1. Prejdite do sekcie "Transakcie".

2. Vyberte možnosť "Pridať transakciu".

3. Vyplňte základné informácie:

   • Referenčné číslo

   • Dátum

   • Popis:

4. Pridajte položky do príjemky:

   • Kliknite na tlačidlo "Pridať ďaľšiu" a vyberte zo zoznamu skladových kariet položky, ktoré prijímate na sklad.

   • Pre každú položku zadajte prijaté množstvo.

5. Skontrolujte a potvrďte príjemku: Po pridaní všetkých položiek skontrolujte, či sú všetky údaje správne vyplnené. Ak je všetko v poriad

Vytvoriť výdajku

Vytvoriť výdajku

Výdajka je dokument, ktorý zaznamenáva výdaj tovaru zo skladu. Postupujte podľa nasledujúcich krokov na vytvorenie výdajky v systéme Glacely:

1. Prejdite do sekcie "Transakcie".

2. Vyberte možnosť "Pridať transakciu".

3. Vyplňte základné informácie:

   • Referenčné číslo

   • Dátum

   • Popis

4. Pridajte položky do výdajky:

   • Kliknite na tlačidlo "Pridať ďalšiu" a vyberte zo zoznamu skladových kariet položky, ktoré vydávate zo skladu.

   • Pre každú položku zadajte množstvo, ktoré vydávate zo skladu. Dôležité je pri množstve uviesť mínus!

5. Skontrolujte a potvrďte výdajku:

   • Po pridaní všetkých položiek skontrolujte, či sú všetky údaje správne vyplnené, vrátane správneho množstva a typu položiek.

   • Ak je všetko v poriadku, potvrďte výdajku a systém zaznamená transakciu, čím sa upraví stav skladových zásob.

Notifikácie

Systém Glacely vás prostredníctvom modulu notifikácie upozorní, keď nejaký produkt klesne pod vami nastavenú minimálnu hladinu zásob. Táto funkcia vám pomáha predchádzať nedostatkom zásob a zabezpečuje plynulé fungovanie skladu.

História aktivity

Modul história aktivity uchováva záznamy o všetkých zmenách v systéme, ako sú zmeny v produktoch, ich množstve a pohyboch. Tento nástroj vám umožňuje sledovať, kto a kedy vykonal akékoľvek úpravy, čo je užitočné pre audity a správu skladu.

Objednávky

Pridanie objednávky v systéme Glacely je jednoduchý proces, ktorý vám umožňuje sledovať všetky objednávky zákazníkov, ich stav a podrobnosti o položkách. Postupujte podľa nasledujúcich krokov:

1. Začiatok novej objednávky

Prejdite do sekcie "Objednávky" a kliknite na "Pridať objednávku".

2. Základné informácie o objednávke

Vyplňte povinné polia:

• Referenčné číslo: Zadajte jedinečný identifikátor objednávky (alebo ho systém automaticky vygeneruje).

• Stav objednávky: Vyberte aktuálny stav objednávky z prednastavených možností

• Zákazník: Vyberte zákazníka zo zoznamu existujúcich partnerov. Ak zákazník ešte nie je v systéme, môžete ho pridať priamo cez sekciu partnerov.

• Dátum objednávky: Zadajte dátum, kedy bola objednávka prijatá.

• Dátum odoslania: Uveďte plánovaný alebo reálny dátum odoslania objednávky.

3. Položky objednávky

Pridajte produkty, ktoré sú súčasťou objednávky:

• Názov skladovej karty: Vyberte produkt zo zoznamu skladových kariet.

• Čiarový kód: Môžete vyhľadať produkt podľa jeho čiarového kódu.

• Nákupná cena: Uveďte cenu, za ktorú ste produkt zakúpili.

• Predajná cena: Zadajte cenu, za ktorú bude produkt predaný zákazníkovi.

• Množstvo: Uveďte počet kusov produktu v objednávke.

Tip: Môžete použiť vyhľadávací panel na rýchle vyhľadanie položky podľa názvu alebo čiarového kódu.

Ak chcete pridať ďalšiu položku, kliknite na "Pridať ďalšiu položku" a postup zopakujte.

4. Súhrn objednávky

Skontrolujte súhrn celej objednávky:

• Doprava: Zadajte náklady na dopravu.

• Extra poplatky: Pridajte prípadné dodatočné poplatky.

• Zľava: Uveďte zľavu, ktorú chcete aplikovať na objednávku.

• Produkty: Automaticky sa vypočíta celková suma produktov.

Celková suma objednávky: Systém automaticky vypočíta celkovú hodnotu objednávky vrátane dopravy, extra poplatkov a zliav.

5. Uloženie objednávky

Po vyplnení všetkých potrebných informácií kliknite na "Uložiť objednávku".

Váš systém Glacely teraz uloží objednávku a môžete ju kedykoľvek zobraziť, upraviť alebo spracovať v sekcii "Objednávky".

Faktúry

V systéme Glacely môžete rýchlo a jednoducho vytvoriť faktúru priamo z existujúcej objednávky. Tento proces zefektívni vystavovanie faktúr a zabezpečí, že všetky údaje budú správne prepojené.

1. Vytvorenie faktúry z objednávky

• Prejdite do sekcie "Objednávky".

• Pri konkrétnej objednávke, ku ktorej chcete vytvoriť faktúru, kliknite na tlačidlo "Vytvoriť faktúru" v pravom hornom rohu.

2. Vyplnenie údajov na faktúru

Po kliknutí na tlačidlo sa otvorí formulár na vytvorenie novej faktúry. Vyplňte nasledujúce polia:

• Číslo faktúry: Zadajte jedinečné číslo faktúry (napríklad 1234567890). Ak chcete, môžete číslo vygenerovať automaticky kliknutím na ikonu "Generovať".

• Dátum vystavenia: Uveďte dátum, kedy bola faktúra vystavená.

• Dátum dodania: Zadajte dátum, kedy boli produkty alebo služby dodané.

• Dátum splatnosti: Uveďte dátum, dokedy musí byť faktúra uhradená.

• Popis: Napíšte popis faktúry, ktorý sa zobrazí na faktúre. Tento popis môže obsahovať poznámky k objednávke, detaily o platbe alebo iné dôležité informácie.

3. Uloženie faktúry

Po vyplnení všetkých potrebných údajov kliknite na tlačidlo "Uložiť faktúru".

Systém Glacely automaticky pridá faktúru do sekcie "Faktúry", kde ju môžete:

• Exportovať vo formáte PDF.

• Odoslať zákazníkovi e-mailom.

• Upraviť alebo aktualizovať podľa potreby.

4. Prepojenie faktúry s objednávkou

Každá faktúra vytvorená týmto spôsobom bude prepojená s konkrétnou objednávkou. To umožní lepšiu sledovateľnosť a správu dokumentov v systéme.

Vďaka tomuto intuitívnemu procesu systém Glacely výrazne uľahčuje vystavovanie faktúr a zabezpečuje presnosť údajov.

Funkcia stiahnutia do PDF zaručuje jednoduché zdieľanie faktúr so zákazníkmi, uchovávanie dokumentácie a prípravu na účtovné spracovanie. Vďaka tejto možnosti Glacely zabezpečuje maximálnu flexibilitu pri práci s faktúrami.

Nastavenia

V nastaveniach môžete spravovať používateľov a nastavenia organizácie. Systém podporuje tri typy používateľov:

• Admin: Má najvyššie práva a môže meniť nastavenia organizácie, pridávať a odstraňovať používateľov, ako aj spravovať fakturačné údaje.

• Manažér: Má takmer rovnaké práva ako Admin, avšak s výnimkou zmien v nastaveniach organizácie a správy používateľov.

• Pozorovateľ: Má len právo na prezeranie údajov, nemôže vykonávať žiadne zmeny.

Každý typ používateľa má presne definované práva na prístup a úpravu rôznych častí aplikácie, čo zaisťuje bezpečnosť a kontrolu nad tým, kto môže čo v systéme robiť.a

Prispôsobenia faktúr

V systéme Glacely máte možnosť prispôsobiť svoje faktúry pomocou vlastných polí, ktoré vám umožnia doplniť na faktúry špecifické údaje podľa potrieb vášho podnikania. Táto funkcia je dostupná v sekcii "Nastavenia" na podstránke "Faktúry".

1. Všetky vlastné polia

Na tejto podstránke sa zobrazí zoznam všetkých už vytvorených vlastných polí, ktoré sú aktuálne dostupné na používanie na vašich faktúrach. Zobrazené údaje zahŕňajú:

• Checkbox (zapnuté/vypnuté): Umožňuje aktivovať alebo deaktivovať konkrétne pole.

• Meno: Názov vlastného poľa, napríklad "IBAN" alebo "Kontaktná osoba".

• Hodnota: Prednastavená hodnota, ktorá sa zobrazí na faktúre, napríklad "1234567890" pre IBAN.

Príklad:

• Checkbox: Zapnuté

• Meno: IBAN

• Hodnota: 10

2. Pridanie nového vlastného poľa

Ak chcete pridať nové vlastné pole, postupujte podľa nasledujúcich krokov:

1. Kliknite na tlačidlo "Pridať vlastné pole" (ikona +).

2. Vyplňte nasledujúce údaje:

   • Meno: Zadajte názov vlastného poľa (napr. "Kontaktná osoba" alebo "Podmienky platby").

   • Hodnota: Uveďte prednastavenú hodnotu, ktorá sa má zobraziť na faktúre.

   • Zapnuté: Aktivujte toto pole, aby sa zobrazovalo na faktúrach.

   • Zobraziť názov: Ak chcete, aby bol názov poľa zobrazený na faktúre spolu s hodnotou, zaškrtnite túto možnosť.

Príklad:

• Meno: Kontaktná osoba

• Hodnota: Ján Novák

• Zapnuté: Áno

• Zobraziť názov: Áno

3. Uloženie vlastného poľa

Po vyplnení všetkých údajov kliknite na tlačidlo "Uložiť", aby ste nové pole pridali do zoznamu vlastných polí.

4. Použitie vlastných polí na faktúrach

Všetky zapnuté polia sa automaticky zobrazia na vytvorených faktúrach. Môžete ich použiť na pridanie informácií, ako sú:

• IBAN

• Kontaktná osoba

• Špeciálne podmienky

• Dodatočné poznámky

Týmto spôsobom systém Glacely umožňuje maximálnu flexibilitu pri prispôsobovaní faktúr tak, aby vyhovovali potrebám vášho podnikania a spĺňali všetky legislatívne či interné požiadavky.

Správa používateľov

Správa používateľov vám umožňuje kontrolovať, kto má prístup k vášmu skladu a aké akcie môže vykonávať:

1. Prejdite do sekcie "Nastavenia" a vyberte "Používatelia".

2. Kliknite na "Pridať používateľa" a zadajte jeho email.

3. Vyberte typ používateľa (Admin, Manažér, Pozorovateľ).

4. Kliknite na "Pozvať", a nový používateľ bude pridaný do systému s príslušnými právami.

Tento podrobný návod by vám mal pomôcť efektívne používať skladový systém Glacely a plne využiť všetky jeho funkcie na optimalizáciu vašej skladovej logistiky. Ak by ste mali akékoľvek otázky alebo potrebovali ďalšiu pomoc, neváhajte nás kontaktovať na [e-mail]